ALV – Notulen BRZ 18 januari 2017

Verslag van de Algemene Leden Vergadering van LTC B.R.Z., gehouden op 18 januari 2017 in het clubhuis van B.R.Z. te Beek.

Aanwezige bestuursleden: Teun Zanting (voorzitter), Hans Halders (penningmeester), Marjet Heckers (secretaris), Roelof van de Westen en Nard Voncken (bestuursleden)

Notulist: Marjet Heckers

Berichten van verhindering zijn ontvangen van 9 leden: lijst beschikbaar bij secretariaat

Aanwezige stemgerechtigde leden: 45 (zie presentielijst, beschikbaar bij secretariaat)

1.         Opening door de voorzitter

Teun Zanting heet iedereen van harte welkom. Om gelijk maar met het slechte nieuws te beginnen meldt hij dat wij het jammer en betreurenswaardig vinden dat de banen niet bespeelbaar zijn. Wij zijn druk in gesprek met de Gemeente en de Gemeente in navolging met de leverancier vanwege een mogelijke wanprestatie. De Wethouder is uitgenodigd om vanavond tekst en uitleg te geven maar hij heeft hiervan afgezien. Namens de Gemeente brengt Teun de excuses over aan de leden.

Er zijn gelukkig ook leuke zaken te melden:

-het Tisaco toernooi was wederom een enorm succes

-de ALV wordt goed bezocht, echter veelal door dezelfde leden

-er worden veel inspanningen verricht, voor het grootste gedeelte door een vaste kern van leden.

-de trainers hebben een vol lesprogramma

-er zijn veel competitieteams

-de samenwerking met Caesar verloopt heel goed; het zijn goede buren

-er is een aantal leuke recreanten activiteiten georganiseerd die door de deelnemers als heel gezellig worden ervaren.

Doe vooral mee aan deze activiteiten

-sponsoren; wij hebben een leuk aantal maar hier moeten we veel meer mee doen en de groep moet uitgebreid kunnen worden

-er is een leuke groep vrijwilligers die hand en spandiensten verrichten en die alle lof verdienen voor hun inspanningen

-het bestuur bestaat uit een enthousiaste groep leden die veel tijd in de club stoppen en vooral het clubbelang vooropstellen

Maar…. wij hebben meer leden nodig die ook af en toe de handen uit de mouwen willen steken; niet alleen consumeren maar ook participeren is het devies!

2.         Notulen van de jaarvergadering d.d. 20 januari 2016

Teun Zanting stelt het verslag van de vorige jaarvergadering aan de orde. Dit verslag wordt met de aanpassing van twee namen verder zonder op- of aanmerkingen goedgekeurd en vastgesteld met dankzegging aan de notulist.

3.         Mededelingen van de secretaris

Wij hebben op dit moment 404 leden. Afgelopen jaar zijn er weer diverse leden lid geworden (55), maar daartegenover staat dat er ook een aantal leden zich heeft afgemeld (56). Het blijft een aandachtspunt om aan de ene kant aanwas te genereren en aan de andere kant zullen wij veel inspanningen moeten blijven verrichten om de leden te binden en te boeien.

Marjet Heckers bedankt Carla America met een boeket bloemen voor het vele werk dat ze verricht voor de ledenadministratie en ook Toon en Dorien Hazelhof  ontvangen een boeket bloemen voor het “runnen” van de kantine van BRZ en de gezelligheid die zij daarmee inbrengen bij de club.

4.         Verslagen van de afzonderlijke commissies

Alle afzonderlijke verslagen zijn op de site van B.R.Z. geplaatst. De verslagen van de commissies worden achtereenvolgens stuk voor stuk genoemd. Alleen op het verslag van de technische commissie wordt door Chris Brinkhof een toelichting gevraagd in Jip en Janneke taal over het in eerste instantie aanstellen van Ramon Lacroix als hoofdtrainer en vervolgens weer het vertrek van Ramon Lacroix.  Roelof van der Westen licht toe: Ramon is gevraagd om de kar te trekken met betrekking tot het trainers gebeuren. Maar, mede vanwege de weinige tennisuren die hij had, manifesteerde hij zich niet als hoofdtrainer. Wij willen een hoofdtrainer die zich voor 200% inzet voor de club. Na een aantal gesprekken met Ramon Lacroix is besloten Martijn Thelen invulling te laten geven als hoofdtrainer. Roelof van der Westen erkent dat er beter over gecommuniceerd had kunnen worden.

5.         Mededelingen van het bestuur

Het bestuur heeft naast de opmerkingen over de banen in de opening geen verdere mededelingen en/of voorstellen.

6.         Voorstellen ingediend door leden

Er zijn geen voorstellen ingediend.

7.        Verslag van de Penningmeester

Hans Halders licht een aantal posten toe van het Financieel jaarverslag.

Inkomsten:

Punt 1 contributie: dit levert een iets vertekenend beeld omdat er ook een behoorlijk aantal contributie bijdragen is verdisconteerd in de sponsorinkomsten (sponsorlidmaatschappen)

Punt 17 en 19: dit zijn verrekeningen i.v.m. eigen werkzaamheden die wij zelf doen en die wij in mindering mogen brengen op de huur van de banen

Punt 20: dit heeft voor het grootste deel te maken met het terugontvangen van btw over bijvoorbeeld de aanschaf van inventaris.

Er worden geen verdere vragen gesteld.

Uitgaven:

Punt 32: We hebben ons niet gerealiseerd dat wij BSGW moesten betalen als gebruiker

Punt 36: er zit € 300 in van een vergeten rekening van 2015.

Punt 39 en 10: wij krijgen van de gemeente geld voor ballen omdat dit in de huur zit. Matchpoint geeft het niet gebruikte deel voor ballen terug d.m.v. sponsoring.

Punt 38: hier vallen een aantal uitgaven onder zoals kosten van het administratiekantoor, ophalen gratis kasten va ABN AMRO, DJ afsluiting eind feest, extra consumpties i.v.m. vergaderingen op clubhuis.

Punt 47: er is een aanhangwagentje gekocht voor de tractor en onderhoud tractor. Bert Wouters vraagt waarom BRZ dit moet betalen? Antwoord: omdat wij hiervoor van de Gemeente een vergoeding ontvangen (inkomsten punt 17)

Punt 35: Onder deze uitgaven vallen kosten zoals maaltijden, KNLTB bijdrage, boetes enz. Dat maakt dat wij op competitie verlies draaien (als reactie op vraag van Marc Bisschops)

Punt 57: als we de verbouwingskosten uit het verslag zouden halen ( dus punt 20 en punt 57 op nul zetten) zouden we op een verlies van € 3647 uitkomen over 2016.

Bouwverslag

Punt 57: de totale kosten van de verbouwing in 2016 ad € 39.928,68 herken je in het financieel verslag van 2016 als je punt 57 en punt 20 van elkaar aftrekt: € 62.135,58 – € 22.206,90 = € 39.928,68.

Punt 41: meerwerk i.v.m. verplaatsen kraan.

Zaken die moeten gebeuren in 2017 (wand op het terras, grote bloembakken, terras schermen afsluit mogelijkheid van de deur beneden enz.) worden aangegeven en verwerkt en in het financieel verslag van 2017.

Balans

Stichting BRZ-Caesar: € 36.389,50 is het bedrag wat nog over is van de lening van € 50.000,- van BRZ aan de stichting voor de aanschaf van de inventaris. De BTW is al teruggevloeid naar de vereniging. Onder andere vanwege deze rede was oprichting van deze stichting noodzakelijk. Het bedrag wat nog over is zou eventueel ook nog terug kunnen vloeien als de stichting winst zou maken.

Paul Boesten vraagt of er rekening wordt gehouden met het feit dat wij betalen voor onderhoud terwijl dit gerelateerd is aan de vorst schade. Antwoord: dat is heel goed mogelijk, alleen weten wij dat nog niet. Vooralsnog vindt het bestuur tennis plezier, kwaliteit van de banen en het kunnen tennissen belangrijker dan nu te korten op eventueel extra onderhoud van de banen.

Chris Brinkhof merkt op dat hij geen post ziet opgenomen voor eventueel juridische stappen richting de Gemeente over de defecte baan verwarming. Antwoord: dat hebben wij als bestuur wel overwogen maar nog niet gedaan omdat wij nog on-speaking terms zijn met de Gemeente en dit ook zo willen houden. Het moment is nu nog niet daar, maar komt wellicht wel tzt. Maar eerst willen wij met de Gemeente naar een oplossing zoeken. Chris Brinkhof zou het wel verstandig vinden de Gemeente alvast te informeren over ons standpunt.

Jo Stijnen geeft aan dat de verwarming gewoon eerder aangezet moet worden. Nard Voncken antwoordt dat de Gemeente de verwarming al aan laat en dat de leverancier iedere twee weken komt kijken.

Jan Retera vraagt of de leden financieel gecompenseerd worden voor het feit dat er niet gespeeld kan worden tijdens de vorst periode. Antwoord: bestuur is van mening dat omgerekend bij een contributie van € 11,- per maand het niet nodig is om iets terug te betalen voor het niet kunnen spelen tijdens de vorstperiode. Bestuur wil wel kleding sponseren en meer inzetten op activiteiten. Benadrukt wordt dat de contributieverhoging vorig jaar niet bedoeld was om te kunnen spelen in de winter maar om te kunnen investeren in de accommodatie, na vele jaren de contributie niet te hebben verhoogd.

De kascommissie, bestaande uit Paul Boesten, Martin Luirink en Paul Spijkers, heeft de kasboeken gecontroleerd en akkoord bevonden. De kascommissie heeft wel 2 opmerkingen geplaatst: 1) advies om de rekening van de Gemeente voor de baanhuur toch bijsluiten en 2) een specificatie van het ledenbestand in relatie tot de contributie is wenselijk.

Hierna wordt décharge verleend aan het bestuur en de penningmeester voor 2016.

In de kascommissie zal Jos Tillmanns de plaats innemen van de uittredende Paul Boesten.

Er wordt gestemd over de contributieverhoging met als resultaat: 33 voor, 4 tegen en 5 neutraal.

Er wordt gestemd over de afschaffing van het inschrijfgeld met als resultaat: 36 voor, 5 tegen en 1 neutraal.

Dit betekent dat in 2016 de contributie voor alle leden met €10,- zal worden verhoogd en dat nieuwe leden in 2016 geen inschrijfgeld meer hoeven te betalen. Een lid dat na 1 augustus van het jaar lid wordt, betaalt in alleen dat betreffende jaar nog 50% contributie.

8.         Campus Support

Margo Frissen geeft een update van de werkzaamheden die zijn verricht door Campus Support in 2016 en de planning van activiteiten in 2017.

Zij faciliteert de communicatie op de website, zet acties uit voor de werving van nieuwe leden, ondersteunt bij activiteiten, verzorgt de acquisitive en stuurt de trainers aan. De ledenaanwas moet groeien en er zijn steeds minder vrijwilligers die iets oppakken voor de club. Terwijl werven, binden en boeien dé speerpunten zijn voor de komende jaren.

Tijdens de ALV is de nieuwe clubkleding te bezichtigen. Er komen op korte termijn drie “pas-dagen” waarop kleding kan worden gepast en besteld. Dit zal in de Nieuwsbrief en op de site worden vermeld.

9.         Verkiezingen bestuursleden

Teun Zanting en Nard Voncken treden volgens het roulatieschema af als respectievelijk voorzitter en bestuurslid en hebben zich beiden weer verkiesbaar gesteld. Er zijn geen aanmeldingen vanuit de leden ontvangen. In de kiesronde krijgen zowel Teun Zanting als Nard Voncken bijna alle stemmen voor en zijn daardoor weer herkozen.

Teun Zanting: 41 voor, 1 tegen en 3 neutraal; Nard Voncken 43 voor, 1 tegen en 1 neutraal

10.      Rondvraag

John Driessen had iets meer verwacht van de uitleg over de problemen met de baanverwarming. Hij vraagt zich af of het een technisch probleem – of een financieel probleem is. Antwoord; het is een technisch probleem. De infrarood lamellen hebben onvoldoende capaciteit om de baan te ontdooien. Je ziet dan ribbels op de banen. Daarnaast is er bij de Gemeente wel ergernis over de hoge kosten van de verwarming. Maar in de realisatieovereenkomst is opgenomen dat wij vier verwarmde banen krijgen en de Gemeente heeft zelf gekozen op welke manier de vier banen verwarmd zullen worden. De Gemeente kan daarom niet naar ons wijzen.

Math Cuypers vraagt of de Gemeente een oplossing heeft. Antwoord: dit is in beraad. Hier kunnen we niet over speculeren. Als er geen vorst meer is, moet er gedurende drie dagen onderhoud worden gepleegd en daarna kan er weer gespeeld worden.

Geert van Gerven vraagt namens Raymond Scheepers of de AED operationeel is. Antwoord: Ja, deze bevindt zich in de dameskleedkamer. Is gecheckt en voorzien van nieuwe batterij. Wij hebben de Gemeente voorgesteld om het contract over te nemen. Maar hierover is nog geen uitsluitsel van de Gemeente terug ontvangen.

Bert Wouters vraagt of de baanindeling duidelijk opgehangen kan worden. Antwoord: dit hangt op het memobord in de gang. Maar dit ziet bijna niemand omdat iedereen via de terrasdeur binnen komt. De regel is dat vanaf 19.00 uur er maximaal 3 lesbanen zijn (ook niet meer om in te halen).

Het afhangsysteem van de KNLTB zal naar verwachting in de 2e helft van 2017 geleverd worden. Dan kun je niet “klokken” zonder je pasje.

Onder dankzegging van ieders aanwezigheid sluit Teun Zanting om 21.45 uur de vergadering en wenst iedereen een mooi tennisseizoen.

Download (PDF, 164KB)